Retrospektivet – Varför och hur vi förbättrar oss

Retrospektivet är förbättringsmotorn i det agila teamet. Det ger teamet ett strukturerat sätt att inspektera och anpassa, och göra kontinuerliga förbättringar i sina processer och arbetssätt. Det genomförs ofta en gång per sprint när man arbetar i Scrum, eller varannan vecka när man arbetar i Kanban. Men det kan också hållas i slutet av ett större projekt med alla inblandade, eller en gång i kvartalet tvärs över alla agila team och intressenter beroende på vad man vill förbättra. Syftet är att synliggöra vad som fungerar bra och som man bör göra mer av, och vad som kan förbättras härnäst för att göra teamet ännu bättre. Därför är det den i särklass viktigaste ceremonin, och den bör skyddas och aldrig nedprioriteras.

Under retrospektivet fokuserar teamet på vad som fungerade bra och vad som kan förbättras från den senaste sprinten. Det finns många olika sätt att facilitera ett retrospektiv och om man söker på ”Agile Retrospective” får man över 2 000 000 träffar.

Traditionellt är det Scrum Master som ansvarar för att förbättra teamets process och skapa ett välfungerande, högpresterande team – och därmed för att facilitera retrospektivet. En skicklig Scrum Master kan välja rätt typ av retrospektiv utifrån teamets mognad och de frågor teamet behöver hantera för stunden, se till att allas röster blir hörda och facilitera på ett sätt som gör det möjligt för teamet att ta fram de förbättringar och åtgärder som krävs för att göra justeringar och experiment i nästa sprint.

Vanligtvis är ett retrospektiv för en tvåveckorssprint en workshop på 1–2 timmar. Om man genomför ett stort retrospektiv för många team eller för en längre tidsperiod kan man behöva lägga till mer tid – och även göra mer förberedelser i förväg. Men ett vanligt sprintretrospektiv ryms oftast inom 1–2 timmar utan mer förberedelser än att Scrum Master planerar faciliteringen och bjuder in alla deltagare.

Retrospektivets 5 faser

Retrospektiv byggs vanligtvis upp av fem faser, med olika typer av facilitering:

• Sätta scenen (Setting the stage)
• Samla in och kartlägga data
• Prioritering
• Idégenerering och beslut om åtgärder
• Avsluta retrospektivet

Se till att göra plats för förbättringsarbetet i teamets dagliga arbete

Åtgärderna från sprinten ska genomföras, eller påbörjas, under nästa sprint. Och det är upp till teamet att avgöra vem som gör vad, precis som med alla andra uppgifter på sprinttavlan – det är inte Scrum Masters jobb att implementera förbättringarna.

Det bästa sättet att få detta att hända är oftast att formulera varje åtgärd som en story och sätta upp den på Scrum- eller Kanbantavlan tillsammans med resten av arbetet – detta är förbättringsstories som bör finnas med i varje sprint. Om några av problemen är omöjliga för teamet att lösa på egen hand bör åtgärden lyftas till någon som kan hjälpa till. Vissa team har ett så kallat ”Scrum of Scrums” där alla Scrum Masters träffas regelbundet för att dela sina förbättringsområden och de åtgärder de behöver stöd med, eller så kan man använda en ”Management Action Door” där alla team sätter upp åtgärder de behöver hjälp med och regelbundet träffar personer som kan hjälpa till att få det att hända. Man kan säkert komma på fler sätt att göra det på; det viktiga är att teamets förutsättningar också kan förbättras med stöd utifrån, bortom deras egna mandat och förmågor.

Tips:

Om ert team har ett Working Agreement (samarbetsavtal), be dem ta med det till retrospektivet för att reflektera över hur väl de följer det och om det hjälper teamet att samarbeta bra. Om teamet inte har ett, lägg 15–20 minuter under ert första retrospektiv på att skapa det.

Att facilitera ditt första retrospektiv

Förberedelser:

• Boka tid och plats och bjud in alla, se till att rummet har en whiteboard
• Skapa en visuell agenda som du och teamet kan följa
• Ta med Post-it-lappar och pennor till alla.

Om du har tjockare pennor, som Sharpies, är det bättre eftersom texten då blir lättare för alla att läsa på avstånd.

Tidsramarna för varje steg är bara ett förslag för ett en timme långt retrospektiv.

1. Sätta scenen – 10 min

Att sätta scenen innebär att facilitatorn låter alla veta varför de är där och vad de kan förvänta sig av tiden tillsammans. Retrospektivet kan handla om ett specifikt ämne som är viktigt för teamet eller bara om de senaste två veckornas arbete. Som facilitator behöver du se till att alla röster i rummet blir hörda. Ett bra sätt brukar vara att få alla att säga något under de första fem minuterna.

Om ämnet är de senaste två veckornas arbete är ett sätt att hjälpa deltagarna att minnas vad som hänt att rita en horisontell linje över whiteboarden och be dem hjälpa till att sätta upp referenshändelser från sprinten på linjen. Det kan vara saker som att en teammedlem blev sjuk, ett användarmöte för feedback eller andra aktiviteter som fungerar som referenspunkter för minnet, eller som kan ha påverkat teamets arbete, kapacitet eller stämning. Ovanför linjen skriver du sedan ”Positivt – fortsätt göra”, och under linjen skriver du ”Kan förbättras”.

2. Samla in och kartlägga data – 20 min

Datan samlas in under en kort timebox och facilitatorn bjuder in alla att delta. Vi vill ha så mycket data som möjligt, men det finns inget behov av att samla in ALL data. Det bästa sättet att fånga allas perspektiv är att be deltagarna tänka tyst för sig själva och skriva ner sina tankar på Post-it-lappar. På så sätt gör du det möjligt för alla att delta, även de som är mindre talföra.

Som facilitator berättar du att ni tillsammans har en timebox på 5 minuter för att få upp så mycket som möjligt av det som hänt under sprinten, och att ni gör detta under tystnad.

När de 5 minuterna är slut stämmer du av att alla är klara och ber dem runda av om de fortfarande skriver.

Att kartlägga datan gör ni nu tillsammans. Eftersom ni har den horisontella linjen på tavlan ber du deltagarna komma fram och läsa upp vad som står på lapparna och sätta dem antingen ovanför eller under linjen, beroende på vad som matchar rubrikerna. Du kan också be dem sätta liknande lappar bredvid varandra för att löpande skapa kluster, eller så kan du som facilitator hjälpa till med det.

3. Prioritering – 5 min

När alla är klara med att kartlägga datan kan ni börja prioritera vad som ska förbättras – och även vad ni ska göra mer av som hjälpt teamet.

Ett vanligt sätt att prioritera är dot voting (prickröstning). Dot voting innebär att alla får ett visst antal prickar som de sätter på det de anser vara viktigast. Ge alla 3 till 5 prickar som de kan placera på olika ämnen, eller på samma ämne om de vill, och berätta att de kan rösta både på vad man ska göra mer av (eftersom även detta förbättrar saker) och på vad som behöver förbättras.

4. Idégenerering och beslut om åtgärder – 15 min

Nu har ni teamets prioritering och kan gå vidare till att formulera åtgärder!

Vid det här laget i retrospektivet bör alla i rummet förstå frågeställningen och kunna delta för att ta fram idéer om hur problemen kan lösas. Det som krävs är att alla känner sig trygga och kan prata fritt om vad som kan göras. Om du är tveksam till om teamet kan göra detta i en öppen diskussion, eller bygga vidare på andras idéer på ett bra sätt utan att bara en persons röst hörs, kan du återigen tidsbegränsa idégenereringen till 5 minuter i tystnad där de skriver ner förslag för de prioriterade områdena. Läs sedan upp dem högt och ha därefter en diskussion om vilken idé eller kombination av idéer ni ska gå vidare med.

Ett annat sätt att ta fram idéer är att dela in deltagarna i grupper om 2–3 personer för de olika prioriterade områdena och låta dem arbeta fram idéer tillsammans med en timebox på kanske 2–3 minuter per område, för att sedan presentera sina förslag. När alla förslag har presenterats kan ni vid behov göra en ny dot voting för att gemensamt besluta vilka åtgärder ni ska ta vidare i sprinten.

5. Avsluta retrospektivet – 10 min

Det sista steget i retrospektivet är avslutningen. Här kan du som facilitator berätta vad som händer nu med era åtgärder, men det är också ett utmärkt tillfälle att ge uppskattning till personer i teamet och skapa samhörighet.

För att ge uppskattning kan du be alla ta två minuter för att skriva ner en sak de är tacksamma för hos någon annan i teamet, för att sedan läsa upp det och ge lappen till den personen. Ett annat sätt är att samla alla i en ring och uppmärksamma en person i taget genom att 2–3 personer säger något uppskattande om personens insatser under den gångna sprinten. Ge deltagarna några minuter i början att tänka igenom vad de vill säga och gå sedan runt i cirkeln.

Se till att göra plats för förbättringsarbetet i teamets dagliga arbete

Åtgärderna från sprinten ska genomföras, eller påbörjas, under nästa sprint. Och det är upp till teamet att avgöra vem som gör det, precis som med alla andra uppgifter på sprinttavlan – det är inte Scrum Masters jobb att implementera förbättringarna.

Det bästa sättet att få det att hända är oftast att formulera varje åtgärd som en story och sätta upp den på Scrum- eller Kanbantavlan tillsammans med resten av arbetet – detta är förbättringsstories som bör finnas med i varje sprint. Om några av problemen är omöjliga för teamet att lösa på egen hand bör åtgärden lyftas till någon som kan hjälpa till. Vissa team har ”Scrum of Scrums” där alla Scrum Masters träffas regelbundet för att dela förbättringsområden och åtgärder de behöver stöd med, eller så kan man använda en ”Management Action Door” där alla team sätter upp åtgärder de behöver hjälp med och regelbundet träffar personer som kan hjälpa till att få det att hända. Man kan säkert komma på fler sätt att få det att fungera; det viktiga är att teamets förutsättningar också kan förbättras med stöd utifrån, bortom deras egna mandat och förmågor.

Ladda ner faciliteringsguiden

Guiden beskriver steg för steg hur du faciliterar retrospektivets fem faser.

Vill du lära dig mer?

Det här innehållet är en del av vår självstudiekurs Agile Product Development Process and Organization In a Nutshell Training and Toolbox i vår Digital Academy.

Agila onlineutbildningar i din egen takt, i ett roligt, hjärnvänligt och engagerande interaktivt format. Få tillgång nu!

Facilitering och coaching →

Till självstudiekursen i Digital Academy →