Det agila hybridteamet i ett nötskal

På gott och ont har pandemin förändrat hur team arbetar runt om i världen. Endast en bråkdel av alla organisationer har alla medarbetare tillbaka på kontoret på heltid, medan den stora majoriteten antingen har medarbetare på plats några dagar i veckan eller låter dem arbeta helt på distans. Vissa har till och med valt att utöka sin rekrytering internationellt. Det positiva är att vi nu är mer vana vid distansarbete och har en bredare verktygslåda som hjälper oss att känna närhet trots avståndet. Men baksidan är att vi nu ställs inför en ny uppsättning utmaningar – både från långvarigt distansarbete och blandningen av arbete på plats och på distans. Hur skapar vi samma ägarskap, engagemang, sammanhållning och gemensamma lägesbild när vi jobbar från sovrummet eller kanske från andra sidan jordklotet?

Syftet med den här postern är att öka medvetenheten om dessa utmaningar och väcka reflektion i form av enkla tips att prova. I slutändan finns det ingen lösning som passar alla, och effekterna skiljer sig markant från team till team och från företag till företag.

Vad är ett hybridteam?

Hybridteam är team som antingen arbetar helt på distans, eller som ibland arbetar på samma kontor och ibland på distans. Det är mycket viktigt att skilja på olika typer av hybridteam eftersom de har olika egenskaper och deras upplägg skapar skilda behov och utmaningar.

Distribuerade delteam är team där medlemmarna arbetar från olika kontor, till exempel ett team som är uppdelat mellan två platser – som halva teamet i Sverige och andra halvan i Tyskland. Detta är utmanande för teamets utveckling eftersom gruppen naturligt delas upp i delteam och kanske aldrig känner sig som en gemensam enhet. Det är viktigt att satsa på teambyggande aktiviteter och att dela uppgifter mellan delteamen.

Delvis utspridda team är sådana där merparten av teamet sitter på samma plats medan en eller två personer arbetar någon annanstans. Det här är inte det mest optimala upplägget då det kan få distansarbetarna att känna sig som utomstående, och graden av inkludering sjunker drastiskt. I detta fall är det avgörande att balansera allas deltagande och bidrag så att även de som är med på distans känner sig som en del av teamet.

Helt utspridda team är team där medlemmarna ansluter från olika platser. Även om det kan verka som den mest utmanande konstellationen är det faktiskt bättre än de andra typerna av hybridteam när det gäller teamutveckling och teamdynamik, eftersom alla delar samma förutsättningar. Det är naturligtvis utmanande att bygga den djupa tilliten och samhörigheten när medlemmarna sällan har möjlighet att ses fysiskt.

En viktig faktor att ta hänsyn till är även tidsskillnaden. Teammedlemmarna kan arbeta på samma plats med möjlighet att ses ofta, eller så kan de vara ett synkroniserat team som arbetar från olika platser men i samma tidszon – vilket innebär att de ändå kan arbeta samtidigt. Medlemmarna kan också vara utspridda över hela jorden med mycket små chanser att träffas. Det kan fungera, men om tidsskillnaden växer och överstiger exempelvis 6–7 timmar blir det mycket svårt att uppnå gott samarbete och effektiv kunskapsdelning i teamet.

Teamets möjliggörare

Distansarbete påverkar dynamiken och teamets möjliggörare, vissa mer än andra beroende på vilken typ av team eller produkt vi har.

Kommunikation

Kommunikationen i ett hybridt sammanhang påverkas definitivt negativt, men vi har flera verktyg som hjälper oss att uppleva att vi sitter i samma rum. Ibland har vi för många verktyg, så det är avgörande att välja rätt verktyg för det vi vill uppnå. Asynkrona verktyg är utmärkta för enkel informationsdelning och problem med låg komplexitet. Synkrona verktyg lämpar sig bättre för idégenerering, brainstorming, relationsbyggande och problem med hög komplexitet.

Utveckling

Teamets mognad och utveckling kan gå långsammare än i ett samlokaliserat team, helt enkelt för att det finns mindre tid att ses fysiskt för att lära känna varandra och samarbeta. Utmaningar uppstår vanligen i två faser: den första är att ta sig ur 'Storming'-fasen eftersom teammedlemmarna har färre tillfällen att reda ut friktioner, och den andra är att nå 'Performing'-fasen, då många teammedlemmar inte når den nivå av tillit som uppstår när man tillbringar timme efter timme i samma rum. Att ta itu med detta direkt – genom att lyfta outtalade konflikter och dold friktion till ytan samt förstärka mål och uppdrag – hjälper teamet att prestera bättre tillsammans.

Engagemang

Flera studier som genomfördes under pandemin visar att många medarbetare arbetar fler timmar än vanligt och blir mer stressade. Andra studier visar i stället att flera medarbetare tappar engagemang och arbetslust när de känner sig frånkopplade från resten av organisationen. Båda dessa extremer är ohälsosamma, så det är avgörande att arbeta med självinsikt och självledarskap för att avgöra vilken nivå av engagemang och arbetsbelastning man klarar av på både kort och lång sikt. Ett gemensamt arbetssätt, till exempel agila ramverk och samarbetsöverenskommelser (working agreements), kan hålla rutinerna på plats. Samtidigt bidrar tydliggörande och visualisering av mål, tidsramar och framsteg till att öka engagemanget. Var uppmärksam på mängden multitasking i teamet, hos varje individ och hos dig själv, eftersom distansarbete ofta ökar detta på grund av ett större behov av avstämningar och stöd mellan teammedlemmarna.

Samhörighet

Det finns tusentals aktiviteter som kan göras för att lära känna varandra bättre eller bygga djupare tillit. De kan vara korta eller långa, och de kan vara engångshändelser eller återkommande. Tabellen på postern visar några exempel, men möjligheterna är oändliga – var kreativa och hitta det som fungerar bäst för era team 🙂

Kreativitet

Mycket ofta begränsar distansteam sina interaktioner till enbart koordinering och avstämningar. Om detta pågår länge kan det hämma teamets kreativitet och innovationsförmåga. Människor är naturligt nyfikna, kreativa och innovativa, men de behöver tid att bolla idéer med varandra för att utveckla dem till något fantastiskt. Se till att sådana aktiviteter får rätt tid och utrymme!

Motivation

Distansarbete kan få människor att tappa målet ur sikte och förlora helhetsbilden av vad de gör, särskilt vid stora produkter. Det är en av de främsta orsakerna till att motivationen sjunker. Att tydliggöra syftet och dela en gemensam vision bidrar till engagemang kring det gemensamma målet.

Att leda hybridteam

Oavsett om du är teamcoach, personalansvarig chef eller domänexpert finns det vissa saker som helt enkelt måste utvecklas om du verkar i ett distans- eller hybridupplägg. Det mesta handlar om att gå mot att stödja snarare än att kontrollera, att ha tätare och mer personliga kontakter med andra, att skapa bättre informationsflöden samt att tydliggöra prioriteringar för att skapa linjering och fokus.

Sammanfattning

Det finns många utmaningar som nämns på denna poster, och ännu fler som inte rymdes. Men det finns minst lika många fördelar med ett distans- eller hybridteam, såsom mångfald, en större talangpool, kostnadseffektivitet, flexibilitet, bättre räckvidd mot kunder och så vidare. Och att ha ett hybridt drömteam saknar motstycke.

Gratis att ladda ner, använda och dela

Posterna publiceras under Creative Commons-licens, så använd och dela dem gärna fritt. Om du är intresserad av att översätta dem till andra språk, hör av dig till mig så hjälper jag dig med originalfilen och publicerar översättningen här på bloggen.

Du har rätt att:

• Dela — kopiera och vidaredistribuera materialet oavsett medium eller format
• Bearbeta — remixa, transformera och bygga vidare på materialet för alla ändamål, även kommersiellt.

Licensgivaren kan inte återkalla dessa friheter så länge du följer licensvillkoren.

På följande villkor:

• Erkännande — Du måste ge korrekt erkännande, tillhandahålla en länk till licensen och ange om ändringar har gjorts. Du kan göra det på vilket rimligt sätt som helst, men inte på ett sätt som antyder att licensgivaren stöder dig eller din användning.
• DelaLika — Om du remixar, transformerar eller bygger vidare på materialet måste du distribuera dina bidrag under samma licens som originalet.
• Inga ytterligare begränsningar — Du får inte tillämpa juridiska villkor eller tekniska åtgärder som juridiskt begränsar andra från att göra något som licensen tillåter.

Här hittar du alla andra kostnadsfria Agile in a Nutshell-posters i serien, som nu är översatta till 14 språk och nedladdade över 80 000 gånger världen över.

Se alla våra posters →

Facilitering och coaching →