Effektivitetsfällan i planering

När vi är vana vid att arbeta projektbaserat kan planeringen lätt bli något som några få gör åt andra. En ledare eller expert, kanske tillsammans med några andra, tänker igenom arbetet, skapar planen och förbereder det som andra sedan ska genomföra.

Det kan framstå som ett effektivt sätt att använda människors tid. Varför involvera människor innan deras kompetens behövs? Varför lägga deras tid på diskussioner där de kanske inte har så mycket att bidra med?

Och ibland är det precis rätt sätt att arbeta.

Om problemet är väl förstått, sambanden mellan orsak och verkan tillräckligt förutsägbara och den kunskap som behövs redan finns, kan några få mycket väl planera arbetet. En teknisk specialist kan vara bäst lämpad att planera en teknisk förändring, precis som någon med djup testkompetens kan vara rätt person att utforma ett specifikt testupplägg. Alla beslut blir inte bättre av att hela teamet involveras.

Fällan uppstår när vi använder samma logik för planering när vi befinner oss i komplexitet.

Komplexiteten kan finnas i själva problemet, tekniken, hur kunder beter sig, organisatoriska beroenden, konkurrerande behov eller en föränderlig omvärld. Då kan vi inte veta allt vi behöver veta för att fatta bra beslut på förhand. En del av kunskapen finns utspridd hos människor med olika erfarenheter och perspektiv. Annan kunskap finns helt enkelt inte ännu, utan växer fram när vi interagerar, experimenterar och lär oss.

Det märks när människor börjar tänka tillsammans. Någon vet något om kunden som förändrar hur de andra ser på problemet. En utvecklare ser en enklare möjlighet. Någon annan upptäcker ett organisatoriskt beroende. En fråga synliggör ett antagande som ingen ens var medveten om att vi gjorde. Och ganska ofta säger någon: ”Vänta – det där visste inte jag.”

Det här är inte ett tecken på dåliga förberedelser. Det är lärande. Vi delar inte bara det vi redan vet utan vi skapar ny förståelse tillsammans.

Det är också därför planering och genomförande blir svåra att separera i komplexitet. När vi börjar göra saker lär vi oss sådant som vi inte kunde veta innan. Ju fler detaljerade beslut vi fattar på förhand, desto fler beslut fattar vi alltså innan tillräcklig kunskap finns.

Det blir särskilt tydligt i backloggen. Arbete långt in i framtiden planeras i förväg och ibland till och med in i olika kommande sprintar. På ytan ser det helt annorlunda ut än en traditionell projektplan, men logiken kan vara förvånansvärt lik: några få har i förväg bestämt vad många andra ska göra senare.

Att tänka framåt är inte problemet. Problemet är att bestämma för mycket innan det lärande som skulle kunna förändra besluten har skett.

I övergången från projektplanering till sprintplanering kan strävan efter effektivitet göra att vi behåller samma planeringslogik.

Lösningen är förstås inte att låta hela teamet planera allt långt fram i tiden, då skulle vi bara använda fler människors tid till att fatta beslut vid den tidpunkt då vi vet som minst. Istället behöver de relevanta perspektiven mötas när tänkandet faktiskt behövs, så nära genomförandet som det rimligen går. Det vi lär oss idag behöver få påverka vad vi beslutar imorgon.

Därför är den viktiga frågan inte om planeringen ska göras individuellt eller tillsammans, utan vilka beslut vi faktiskt kan fatta utifrån det vi redan vet och vilka vi behöver lära oss fram till.

Det finns också en effekt som visar sig först över tid. Om några få återkommande står för tänkandet medan andra genomför deras planer får teamet färre möjligheter att förstå produkten, utmana antaganden och utveckla sin egen förmåga att navigera i komplexitet. Att tänka och planera tillsammans där lärandet är viktigt handlar därför inte bara om att fatta bättre beslut idag. Det bygger successivt teamets förmåga att fatta bättre beslut imorgon, utan att någon annan behöver göra tänkandet åt dem.

Det är effektivitetsfällan i planering. I komplexitet försöker vi göra planeringen effektivare genom att involvera färre människor och fatta fler beslut på förhand, precis när vi har som minst kunskap för att fatta dem.

Se helheten

Effektivitetsfällan i planering är ett exempel på vad som kan hända när vi förändrar vårt sätt att arbeta utan att fullt ut förändra den underliggande logiken.

Vår poster Project vs Product Organization in a Nutshell belyser den här förflyttningen ur flera perspektiv – bland annat strategi, genomförande, styrning, team, finansiering, kultur och organisation.