Tillgänglighetsfällan

I en traditionell projekt- och linjeorganisation är specialistkompetensen ofta organiserad i funktioner och delas mellan flera projekt. När ett projekt planeras uppskattar vi vilken kompetens som behövs, i vilken omfattning och vid vilken tidpunkt. En arkitekt kanske behövs på 20 procent, en UX-designer på 30 procent och en annan specialist på heltid under några veckor längre fram i projektet.

Det är en naturlig logik när arbetet går att förutse tillräckligt väl. Om vi på förhand kan beskriva vad som ska göras och ungefär när olika kompetenser behövs, kan vi också planera människors insatser. Specialister kan bidra vid rätt tillfälle utan att vara knutna till ett projekt på heltid.

Men i komplex produktutveckling vet vi inte på förhand vilka lösningar som kommer att skapa önskad effekt. Vi behöver prova oss fram, få feedback och låta det vi lär oss påverka vad vi gör härnäst. Vi vet ofta vilka kompetenser som sannolikt behövs, men inte vilka frågor som kommer att uppstå eller vilka perspektiv och beslut som kommer att behövas längs vägen.

När vi inte längre utgår från en färdig lösning som olika specialister ska bidra till att genomföra får kompetensen en annan roll. Teamet behöver tillsammans upptäcka och utveckla lösningen. En specialist bidrar inte bara med en viss insats, utan också med perspektiv som påverkar hur teamet förstår problemet, vilka möjligheter det ser och vad det väljer att prova. Arkitekten behövs inte bara när ett arkitekturbeslut ska fattas och UX-kompetensen inte bara när något ska designas.

Det är en av anledningarna till att vi bygger stabila, tvärfunktionella produktteam. Olika kompetenser behöver kunna mötas medan förståelsen och lösningen växer fram. Teamet behöver kunna utforska frågor tillsammans och fatta beslut när de behövs.

Men det är här vi riskerar att hamna i Tillgänglighetsfällan.

Vi identifierar vilka kompetenser produktteamet behöver men fortsätter planera deras medverkan som om vi på förhand kunde veta när de behövs. Vi bemannar teamet med 20 procent av en specialist, 30 procent av en annan och kanske en tredje på heltid under några veckor. På organisationsbilden ser teamet tvärfunktionellt ut. Men bemanningsplanen säger inget om huruvida rätt kompetenser kan mötas när frågorna faktiskt uppstår.

I praktiken kanske en specialist vars perspektiv behövs arbetar i ett annat team. De kompetenser som behöver mötas är kanske inte tillgängliga samtidigt, eller så finns mandatet för ett beslut hos någon som inte är där. Teamet får vänta och samordna.

Det gäller även när någon arbetar heltid i teamet under en begränsad period. Att en specialist finns tillgänglig under tre veckor hjälper inte om den avgörande frågan uppstår veckan efter. Vi kan ha planerat insatsen helt enligt plan och ändå sakna kompetensen när den behövs.

Men ibland uppstår ett problem som är svårare att upptäcka. Teamet går vidare utan ett perspektiv som hade kunnat förändra både förståelsen av problemet och valet av lösning. Ingen märker vad som saknades, eftersom ingen visste att kompetensen skulle behövas just då.

Det betyder inte att all specialistkompetens måste finnas på heltid i varje team. Viss expertis kan delas mellan flera team. Men ju oftare en kompetens behöver bidra, ju svårare det är att förutse när den behövs och ju viktigare dess perspektiv är för teamets arbete, desto svårare blir det att hantera den som en insats som kan planeras in vid vissa tillfällen. Detsamma gäller mandat för beslut som teamet återkommande behöver kunna fatta.

Även ledarskapet behöver förändras. I stället för att främst planera när olika specialister ska utföra sina uppgifter behöver ledare se till att teamet kan dra nytta av deras kompetens när frågorna uppstår. Det handlar inte om att alla ska vara tillgängliga hela tiden, utan om att teamet ska kunna utforska problem, utveckla lösningar och fatta beslut utan att varje specialistinsats måste planeras i förväg.

Tillgänglighetsfällan uppstår när vi bygger tvärfunktionella produktteam men fortsätter planera tillgången till kompetens och mandat som om vi på förhand kunde veta när de kommer att behövas. Vi har bemannat teamet med rätt kompetenser på papperet, men inte skapat förutsättningarna för att de ska kunna bidra när det verkligen behövs.