Nio sätt att förbättra flödet i en produktledd organisation

Som nämnts i föregående inlägg om flöde, är flöde den hemliga ingrediensen för att leverera maximalt värde till användarna på kortast möjliga tid.

Genom att optimera flödet kommer du att kunna ta kontroll över ditt arbetsflöde och snabbare (och kontinuerligt) anpassa din produktstrategi och utvecklingsprocesser, vilket är avgörande för alla organisationer som vill bli mer produkt-ledda. De rätta lösningarna kommer att identifieras och levereras snabbare eftersom feedbacklooparna blir kortare.

I slutet av denna artikel kommer jag att dela med mig av 9 sätt att optimera flödet för att bli mer produkt-ledd, vilka växte fram ur ett fantastiskt samtal med kollegan Johan Wildros från Dandy, en expert på att använda Lean Agile-principer för att optimera flöde. Vi arbetade tillsammans på If försäkringar med en Agile-transformation av ett av deras kärnsystem. Du hittar också hjälpsamma tips för att komma igång och saker att se upp för. Hoppa gärna direkt till tipsen i slutet om du är ivrig att se de 9 sätten.

I en produkt-ledd organisation är högsta prioritet att leverera produkter som löser verkliga kundproblem. Sådana organisationer inser att affär, produkt och teknik måste samverka i harmoni för att bygga produkter som kunderna älskar OCH som är lika värdefulla för verksamheten. De optimerar för sina affärsresultat, justerar sin produktstrategi mot dessa mål och prioriterar arbete som hjälper till att utveckla dessa produkter till hållbara drivkrafter för tillväxt.

För att få det att hända krävs att ett antal kritiska förmågor på organisations- och teamnivå finns på plats, vilka alla vilar på ett optimerat flöde:

• Information och strategi koordineras och kommuniceras snabbt över organisationen för att säkerställa samsyn och förståelse.
• Produktutveckling och produktledning är synkroniserade så att strategin informerar aktiviteterna i produktutvecklingsteamen, och de värdedrivna operativa mätningarna informerar företagets riktning.
• Strategin operationaliseras genom att sätta rätt nivåer på mål och syften i hela organisationen så att teamen har ett robust ramverk för beslutsfattande som avgränsar deras spelplan.
• Strategin är årlig eller kvartalsvis (inte flerårig) så att teamen kan fatta resultatbaserade beslut på månads- eller veckobasis.
• Människor har den tid som krävs för att arbeta med produktvision och research för att upptäcka kundbehov.
• Product discovery och delivery görs inom Agile produktteam med så få överlämningar som möjligt och så mycket direkt kundkontakt som möjligt.
• Förväntade resultat och mål skickas nedåt istället för funktionsförfrågningar, så att teamets aktiviteter kan länkas direkt till företagets resultat.

Att bli en produkt-ledd organisation börjar med att optimera flödet för att säkerställa att systemet inte översvämmas av för många parallella aktiviteter, så att det finns tillräckligt med utrymme (slack) i systemet för kontinuerlig förbättring, experimenterande och anpassning till det okända.

Organisationer som är produkt-ledda betraktar mjukvara som en strategisk fördel, vilket vilar på en samstämmighet mellan IT-funktionen och resten av organisationen, tillsammans med IT:s förmåga att genomföra. Data som citeras från en rapport för MIT Sloan Management Review, ”Avoiding the Alignment Trap in Information Technology”, fann att företag vars ingenjörsteam gör ett bra jobb med att leverera sitt arbete enligt tidsplan och förenkla sina system uppnår bättre affärsresultat med mycket lägre kostnadsbaser, även om deras IT-investeringar inte är helt i linje med affärsprioriteringar. Att fokusera först på flöde ligger i linje med dessa forskningsresultat eftersom det skapar det organisatoriska sammanhang som behövs för att balansera det arbete du gör för att förbättra dina förmågor mot det leveransarbete som ger värde till kunderna.*

Som nämnts ovan kräver optimering av flödet att man arbetar på sätt som inte översvämmar systemet med för många parallella aktiviteter, så att det finns tillräckligt med utrymme för det okända. Nedan följer 9 praktiska ”startsteg” som vem som helst kan börja implementera just nu för att optimera flödet och skapa grunden för att bli produkt-ledd, vilka är organiserade i följande teman: Hantera systemet, Hantera arbetet och Hantera teamet.

Hantera systemet

#1: Se till att du arbetar med rätt saker

Identifiera kundproblemet som din lösning är tänkt att lösa. Förstå hur lösningen du bygger och levererar löser problemet. Arbeta mot att definiera, mäta och hantera resultat (kundvärdes-mått) snarare än output (aktivitetsbaserade mått).

Tips för att komma igång:

• Bygg in feedbackloopar i ditt organisationssystem för att säkerställa att du arbetar med ”rätt sak”, såsom prioriteringsmodeller, schemalagda samtal med intressenter, ett resultatbaserat OKR-system som tydliggör kopplingen mellan affärsmål och operativa aktiviteter, etc.
• Refina backlogs regelbundet för att säkerställa att de är i linje med organisationens OKR:er (dvs. mål, strategier och prioriteringar för att lösa kundproblem) och gör dig av med punkter som naturligt ”blir för gamla”.
• Arbeta i mindre batcher (se #5: Arbeta i mindre batcher)

Saker att se upp för:

• Att inte beakta alla nödvändiga perspektiv

#2: Skapa ett dragbaserat system (Pull-based)

Ett dragbaserat system innebär att nytt arbete påbörjas endast när det finns en intern eller extern kundefterfrågan på det. Det möjliggör hantering av genomströmning snarare än kapacitet eller utnyttjandegrad. Det minskar också ledtiden och ökar förutsägbarheten, vilket alltihop optimerar flödet.

Tips för att komma igång:

• Visualisera din process och arbetet som flödar genom den med hjälp av Value Stream Mapping (se #3: Gör Value Stream Mapping).
• Identifiera och minimera slöseri med hjälp av Value Stream Mapping.
• Begränsa pågående arbete (work in process) med hjälp av en Kanban-tavla.

Saker att se upp för:

• För stor variation i storleken på arbetsobjekt, vilket påverkar förutsägbarheten
• Det kommer alltid att finnas något ”väldigt viktigt” projekt som verksamheten insisterar måste startas ”just nu”, vilket kommer att kasta grus i det dragbaserade systemet. Men så länge du har satt upp visualisering av ditt arbete och drar enligt din egen kapacitet, bör det gå bra.

#3: Gör Value Stream Mapping

En värdeström representerar flödet av arbete från en kundförfrågan till värdeleverans. Att kartlägga arbetsflödet genom att visualisera processerna och lägga till nyckeldata som beskriver arbetets status längs strömmen hjälper till att identifiera och ta bort eller undvika icke-värdeskapande aktiviteter. Resultatet blir ett optimerat flöde.

Tips för att komma igång:

• Välj den produkt eller tjänst du vill kartlägga.
• Skapa en referensgrupp på högst 10 personer som är involverade i hela värdeströmmen, vilket kan inkludera produktens affärsenhet, produktmarknadsföring, design, ekonomi, utveckling, QA och drift.
• Fokusera på en specifik, känd (väl definierad) produkt och ett specifikt välkänt och överenskommet fall (t.ex. buggar eller utveckling).
• Börja från slutet av värdeströmmen och arbeta dig mot början. Detta är hjälpsamt eftersom värdeströmmen alltid blir transparent när du gör releaser och kunder börjar använda produkten, medan det inte alltid är tydligt vid starten med ”kundförfrågan”. Vi har funnit att start i slutet håller energi och momentum uppe.
• För varje processblock i värdeströmmen, dokumentera följande: Aktiviteten som utförs i det blocket, namnet på teamet eller funktionen som utför aktiviteten, antalet personer involverade, eventuella betydande flödeshinder, köer mellan block, samt ledtid, processtid och procentandel färdigt och korrekt.
• När nulägeskartan är skapad representerar en framtida värdeström hur du vill att flödet ska se ut vid en tidpunkt framåt – vanligtvis om ett till tre år (för att undvika det vanliga misstaget att försöka förbättra genom lokal optimering).

Saker att se upp för:

• Förlust av energi och momentum om man börjar i början av värdeströmskartan (till skillnad från slutet, vilket är där vi rekommenderar att man börjar).
• Om ni kör fast, gå vidare istället för att oroa er för att ha 100 % rätt. Ni kan göra värdeströmskartläggningen i lager; börja med aktiviteter, sedan ägare, sedan hur lång tid aktiviteten tar, och så vidare, istället för att försöka vara exakta under första genomgången.

Hantera arbetet

#4: Dela upp funktioner från projekt (Unbundle)

Att dela upp projekt i krav som kan prioriteras oberoende av varandra ökar genomströmningen, vilket är ett mått på flöde. Att dela upp projekt säkerställer också att funktioner med lägre värde inte buntas ihop med sådana med högre värde, så att teamen endast arbetar med de viktigaste uppgifterna, och att varje inkrement av lösningen kan valideras när det produceras, istället för att valideras först i slutet när hela lösningen är färdig.

Tips för att komma igång:

• Hitta ett litet projekt som ska bli en produkt och bestäm på förhand vem som ska äga och ta hand om det under hela dess livscykel, gör den personen till Product Owner och behandla sedan projektet som vilken annan produkt som helst. Detta innebär att arbetsobjekten kan ha samma storlek som i projektet, men skivorna kommer att se annorlunda ut eftersom de innehåller full funktionalitet och levererar värde direkt. Även om det inte alltid är möjligt att göra detta kan man alltid sträva efter att ha något att leverera (t.ex. leverera UX utan backend).
• Se om du kan leverera något som är användbart i små batcher så att du slipper validera allt på en gång. Projekt behöver fortfarande brytas ner i funktioner och user stories för att minska komplexiteten innan något arbete påbörjas. Att inte kunna validera lösningen förrän i slutet innebär dock att kundvalidering inte sker förrän då.
• Introducera kundvända gränssnitt för att få tidig validering från kunder (se #9: Ta teamen i kontakt med kunder).

Saker att se upp för:

• Säkerställ vem som äger produkten, då du kommer att hamna i situationer där ni inte är överens om lösningar och det behövs någon som kan fatta det slutgiltiga beslutet.

#5: Arbeta i små batcher

Att arbeta i små batcher möjliggör snabb testning av hypoteser eftersom det minskar tiden som krävs för att få feedback på förändringar och/eller förbättringar. Resultaten är ökad innovation, kortare ledtider, högre kvalitet och lägre kostnader.

Tips för att komma igång:

• Skiva för värde med hjälp av user-story mapping.
• Se till att du vet vad du gör innan du gör det (dvs. börja inte bara bygga och hoppas på det bästa).
• Dela upp projekt i krav som kan prioriteras oberoende (se #4: Dela upp funktioner från projekt).
• Minska storleken på kraven.
• Bryt ner arbetsobjekt till en storlek som är leveransbar på några dagar eller som mest en vecka (dvs. en storlek som faktiskt går att leverera).
• Begränsa pågående arbete.

Saker att se upp för:

• Var medveten om att det krävs övning för att hitta den ideala nivån för att göra batcher och arbetsobjekt ”inte för små” (så behandla det som vilket annat projekt som helst med en hypotes och experiment, och utvärdera vilken storlek som är mest effektiv för er).

#6: Minimera teknisk skuld

Genom att minimera teknisk skuld hålls utvecklare så fria som möjligt för att innovera, utveckla och ta hand om sin produkt genom hela dess livscykel.

Tips för att komma igång:

• Lägg till fler kundrejs-tester (user-journey tests).
• Använd goda arkitektoniska metoder såsom modularisering.
• Lägg till fler grundläggande enhetstester.
• Se till att all ny kod som skrivs för en funktion använder testdriven utveckling (NOTERA: Många använder inte TDD, men det hjälper).

Saker att se upp för:

• Att minimera teknisk skuld bör vara en förväntan som ledningen har på teamen, inte tvärtom.

Hantera teamet

#7: Gör teamen så tvärfunktionella som möjligt

Säkerställ att teamen har de personer och resurser de behöver för att designa, köra och utveckla experiment. Tvärfunktionella team har helhetsansvar över en produkt, så de har daglig kontakt med driften av sin mjukvara, vilket är en kritisk feedbackloop för att säkerställa kvalitet.

Tips för att komma igång:

• Du kan börja stärka tvärfunktionellt samarbete direkt, även om din organisation inte är redo att skapa tvärfunktionella team, genom att identifiera och införliva dina bidragsgivare uppströms och nedströms till en gemensam röst med en uppsättning arbetsavtal kring specifik samordning, koordinering och beslutspunkter. Ni kanske inte är ett formellt tvärfunktionellt team på papperet, men ni kommer att fungera som ett.

Saker att se upp för:

• Var lyhörd för din organisations politiska landskap när du ökar storleken på ditt virtuella team. Alla vill vanligtvis vara hjälpsamma men kan ha olika förväntningar från sina chefer, vilket kan leda till att man arbetar mot motstridiga mål (var medveten om detta).

#8: Gör teamen så autonoma som möjligt

Att ha tvärfunktionella team räcker inte. Mjukvaruarkitekturen och organisationsstrukturen måste vara sådan att teamen kan vara autonoma, så att de kan experimentera utan att påverka andra team och leverera självständigt.

Tips för att komma igång:

• Definiera gränssnitt mellan teamen så att de kan vara autonoma inom ramen för API:er och, om de delar ett område, inte ändrar kontraktet utan innehållet.
• Gå mot en tjänsteorienterad arkitektur och anpassa API-gränser till teamgränser så att teamen kan vara så autonoma som möjligt, vilket är avgörande för att köra experiment och snabbt svara på kundbehov samt få ut ändringar så snabbt och säkert som möjligt.

Saker att se upp för:

• Se upp för politik och sätt rätt förväntningar.
• Kom ihåg att skapandet av autonoma team inte kommer att förändra din organisation över en natt. Många andra faktorer måste stämma överens och finnas på plats, såsom en optimerad värdeström, en mekanism för strategisk anpassning som OKR:er, belönings- och bonusstrukturer som premierar de beteenden som behövs för att leverera rätt saker i rätt tid, etc.

#9: Ta teamen i kontakt med kunder

Team behöver vara i kontakt med kunder för att få snabb feedback om de funktioner de släpper tillför värde till den övergripande kundupplevelsen.

Tips för att komma igång:

• Be Product Owner eller kundrepresentanter (t.ex. de på säljsidan ELLER någon som representerar kundens röst när det gäller produktfrågor) att bjuda in verkliga kunder till demos och/eller planeringsmöten.
• Skapa en dedikerad feedbacksida, kör undersökningar på din prissättningssida.
• Använd en Facebook-grupp för att fråga deras publik vad de tycker om din produkt.

Saker att se upp för:

• Glöm inte att inkludera feedback från interna kunder. Vi arbetade en gång med ett team som hade användare som hyllade deras lyhördhet, men mycket missnöjda interna intressenter som inte visste hur de skulle få sina behov prioriterade. Efter lite efterforskning lärde vi oss att teamet hade en direkt kundportal där feedback i realtid kunde erhållas, men ingen feedbackloop med interna intressenter. Situationen löstes med hjälp av OKR:er och arbetsavtal kring hur man snabbt får affärskritiska (ofta ad hoc) behov till teamen.

Förhoppningsvis har dessa 9 sätt att optimera flödet inspirerat dig att hitta ytterligare sätt att stärka din grund för att bli mer produkt-ledd. Om du har några berättelser att dela, kommentarer eller idéer för ytterligare steg, låt oss veta i kommentarerna nedan!

* För mer information om den tidigare nämnda studien och analysen, se boken Lean Enterprise, skriven av Barry O’Reilly et al.

Lean Enterprise, written by Barry O’Reilly et al →

Produkt-ledda organisationer →