Hur man formar ett team på 10 minuter
Nya team kämpar ofta med koordination och felmarginaler. Denna artikel presenterar en vetenskapligt grundad 10-minutersprocess för att snabbt etablera effektiva samarbetsformer och psykologisk trygghet.
Forskning har visat att nya team står inför betydande svårigheter med att samordna sina insatser, är mer benägna att göra misstag och är mindre sannolika att upptäcka och korrigera dessa misstag i realtid. Orsaken är att nästan inga av de förutsättningar som krävs för teameffektivitet är på plats.
Harvard-forskarna Ruth Wageman och J. Richard Hackman har använt de förutsättningar som krävs för effektivt teamsamarbete för att skapa en 10-minutersprocess för teamformering. Denna hjälper nya team att hamna på en stark positiv bana och övervinna de hinder som skulle kunna sabotera deras framgång. Processen har visat sig radikalt minska antalet misstag som teamet gör, fånga upp och åtgärda fel i realtid samt skapa den psykologiska trygghet som krävs för att alla ska våga tala ut och skapa en gemensam förståelse för hur teamets syfte ska uppnås.
Forma ett team på 10 minuter
Riktlinjer
- Integritet: Håll briefingen på en plats där andra inte kan tjuvlyssna.
- Närvaro: Börja först när alla deltagare är på plats.
- Ansikten: Medlemmarna är identifierbara för varandra (och har ögonkontakt)
- Snabbhet: Varje steg (nedan) tar två minuter.
- Facilitator: En person ansvarar för facilitering och tidshållning.
Tidsboxad agenda
Minut 1-2: Huvudsakligt syfte
- Vad är vårt teams syfte och uppdrag?
- Har någon frågor eller förtydliganden?
Minut 3-4: Människor och förmågor
- Varje person uppger sitt namn och beskriver kortfattat sina förmågor – eventuell specialutbildning eller erfarenhet som kan hjälpa teamet att uppnå sitt uppdrag och syfte.
Minut 5-6: Teamnormer
- Vad måste vi se till att alltid göra när vi arbetar tillsammans?
- Vad bör vi vara noga med att aldrig göra när vi arbetar tillsammans?
Minut 7-8: Komplexitet och begränsningar
- Finns det några speciella komplexiteter eller begränsningar vi behöver ta hänsyn till?
- Om så är fallet: ”Hur ska vi hantera dessa speciella komplexiteter eller begränsningar?”
Minut 9-10: Osäkerheter och farhågor
- Vilka återstående frågor eller farhågor bör vi adressera innan vi börjar?
- Viktigt: Varje teammedlem tillfrågas i tur och ordning om eventuella frågor/farhågor.
Nya team har ett underläge. Deras gränser är nya och teammedlemskapet har precis stabiliserats. Teammedlemmar kan ha mycket olika förståelse och förväntningar gällande sitt uppdrag, syfte och prioriteringar. Ingen kanske vet vilka förmågor andra tar med sig till bordet. Förtroende har inte byggts upp och normer lämpade för de omedelbara krav teamet står inför har inte utvecklats.
Nya team är mer benägna att felaktigt bryta ner teamets arbete i individuella uppgifter eftersom de ännu inte vet hur de ska arbeta tillsammans eller lita på varandra. Dessutom kanske teammedlemmarna inte vet vilka resurser eller vilken information de behöver, eller ens hur den ska nås. Men genom att använda stegen för 10-minuters teamformering som listas ovan kan nya team enkelt få en flygande start!
