Över ett år kortare leveranstid och bättre lösningar – med kundcentrerad och agil produktutveckling
När utvecklingen av ett livskritiskt system för organdonationer hade en leveransprocess på fyra år förändrade teamet sitt arbetssätt i grunden.
Istället för att samla in användarnas behov i början och testa den färdiga lösningen i slutet började de delleverera fungerande delar av systemet löpande. Läkare, sjuksköterskor och annan vårdpersonal kunde använda och testa lösningen i sin verkliga arbetsmiljö, ge återkoppling och påverka nästa steg i utvecklingen.
Genom kontinuerliga iterationer och nära samarbete med de faktiska användarna kunde teamet både korta leveransprocessen med över ett år och utveckla lösningar som bättre motsvarade verksamhetens verkliga behov.
Användarcentrerade metoder för agil produktutveckling
Robin Elmersson var produktägare och drev utvecklingen av det verksamhetskritiska systemet för organdonationer. Med ett starkt engagemang för användarna ville han inte bara ersätta gamla funktioner, utan skapa en lösning som verkligen förbättrade vårdpersonalens arbete.
Under förändringsarbetet hade Robin stöd av Mia Kolmodin från Dandy People, som coachade honom och andra medarbetare inom kundcentrerad och agil produktutveckling, Lean UX och korta feedbackloopar.
Tillsammans utforskade de hur teamet kunde arbeta närmare de verkliga användarna, leverera fungerande delar kontinuerligt och utveckla lösningen utifrån återkoppling från läkare och sjuksköterskor.
Robin och teamet drev förändringen i praktiken, med resultatet att leveransprocessen kunde kortas med över ett år samtidigt som lösningen bättre kunde anpassas till användarnas verkliga behov.
Robin började använda User Transaction Mapping för att visualisera hur samma process fungerade hos två stora kunder: två ledande universitetssjukhus i Norden.
Robin och teamet genomförde flera möten och intervjuer med personer som arbetade i processen på båda sjukhusen. Det blev snart tydligt vilka problem de hade med det befintliga systemet och hur de hittade vägar runt dem. Det blev också mycket tydligt hur olika samma process såg ut på de två sjukhusen. På det ena sjukhuset var processen betydligt längre och mer omständlig än på det andra, trots att de gjorde samma sak.
När researchen var klar tog Robin med de två kartorna till ett gemensamt möte med sjukhusen för att prioritera produktutvecklingsarbetet. Deltagarna blev överraskade av visualiseringarna: de hade aldrig tidigare sett hela processen och alla interaktioner på det här sättet. Personerna från sjukhuset med den långsammare processen imponerades av hur mycket effektivare arbetet var på det andra sjukhuset. De blev inspirerade och bestämde sig för att arbeta mer på liknande sätt.
Det hjälpte Robin och teamet. När processerna blev mer lika var det lättare att stödja arbetet och skapa en bättre användarupplevelse. De fick också betydligt färre problem att lösa. Det var just det de ville åstadkomma: inte bara bygga samma system på nytt, utan faktiskt lösa problemen i processen.
Kortare leveransprocess genom kontinuerlig återkoppling
Robin och teamet fick också klartecken för sin föreslagna plan: att leverera produkten på betydligt kortare tid än vanligt och med mycket närmare kundsamarbete. Robin föreslog att de skulle placera en dator på sjukhuset, installera det nya systemet där och uppdatera det kontinuerligt. Sjuksköterskor och läkare skulle kunna testa det parallellt med sitt ordinarie arbete och ge teamet tidig återkoppling, i stället för att testa allt i slutet som tidigare.
När Robin tidigare hade planerat hur produktutvecklingen kunde förbättras visualiserade han hela end-to-end-processen för att leverera en ny del av produkten. Leveransprocessen tog fyra år. Ett helt år var avsatt till kundtestning efter leveransen från företaget. Mia frågade Robin om han visste vad som hände under det året: hur testade de, vad gjorde de och hade de någon kontakt med företaget under tiden? Robin svarade att han trodde att ingenting hände under en lång period, fram till slutet av året då testningen började. Processen innebar tydligt slöseri och gjorde det omöjligt att arbeta agilt.
Idén att placera en dator på sjukhuset och testa steg för steg sparade mer än ett år i leveransprocessen. Den gjorde det möjligt att arbeta agilt och leverera delar av produkten på ett säkert sätt. Den skapade också en stark relation mellan kunderna och teamet, med kontinuerliga interaktioner och möjlighet att testa nya lösningar tryggt i stället för att bara bygga det kunden beställde. De kunde nu tillsammans förstå vad som faktiskt behövdes för att möta användarnas behov och förväntningar.
User Story Mapping som gemensam produktbacklog
Kartorna över nuläget – User Transaction Maps – hängde på ena sidan av väggen där utvecklingsteamet satt. På den andra sidan, nära teamet, fanns en komplett User Story Map. Där hade de kartlagt samma process och de användarberättelser som behövde byggas för att kunna leverera fungerande end-to-end-scenarier genom hela processen.
Den kartan fungerade som produktbacklog. Robin och teamet planerade kontinuerligt inför varje sprint med målet att lösa de befintliga användarproblemen utan att skapa nya.
Robin Elmersson är idag anställd på Dandy People och fortsätter att bidra med sin erfarenhet av kundcentrerad produktutveckling.
Känner ni igen er i det här?
Har ni en liknande utmaning? Vi berättar gärna hur vi skulle ta oss an den hos er.